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Gestion documentaire dématérialisée

La gestion documentaire dématérialisée, une solution triplement avantageuse

Les TPE et PME ont accusé un certain retard dans leur transformation digitale, faute de moyens ou par crainte d’une démarche longue et lourde. Mais désormais, au moins la dématérialisation de documents est incontournable pour se conformer aux contraintes législatives, mais surtout pour gagner en temps et en efficacité. Des outils dédiés existent aujourd’hui pour un déploiement rapide.

Une solution permettant un gain de temps et d’efficacité

Face à la forte concurrence qui règne sur la plupart des marchés, les entreprises doivent se doter des moyens nécessaires pour accroître leur productivité et leur rentabilité. Les démarches administratives, notamment, représentent un enjeu majeur, en empêchant les salariés de se concentrer sur leur cœur de métier.

  • La dématérialisation accélère et simplifie la gestion documentaire.
  • Pour la signature de documents par deux parties par exemple, il n’est plus nécessaire de passer par un envoi postal ou de se rencontrer. Tout se fait par la voie électronique quasi-instantanément, sans restriction géographique ou horaire.
  • La numérisation facilite en outre le stockage des documents, avec un gain de place considérable par rapport à des archives papier et une sécurité optimisée. Mais surtout, la recherche et la consultation de n’importe quel document ne prennent que quelques instants.
  • Même à distance, 24 h/24 et 365 jours/an, toute personne autorisée peut accéder à la bibliothèque et lancer une recherche par mots-clés, par catégorie, etc.

À l’instar de l’ERP ou de la solution logicielle dédiée aux forces de vente, ce système favorise le travail de toutes les personnes qui ne sont pas au siège, que ce soit de manière permanente ou temporaire.

Libérés de tâches administratives à faible valeur ajoutée, les employés ont davantage de temps à consacrer à leur mission, pour le bénéfice de l’ensemble de l’organisation.

Une source d’économies substantielles pour les entreprises et l’Europe

Les entreprises qui ont franchi le pas de la dématérialisation de documents observent par ailleurs une réduction notable de leurs coûts d’impression, d’éditique, d’affranchissement, etc. Par rapport à la facture papier, elles économisent jusqu’à 10 euros à l’entrée et 6,50 euros à la sortie grâce à la facture électronique. Une étude publiée par le gouvernement estime l’économie permise par la numérisation entre 50 % et 75 % de la dépense liée au traitement papier.

Au niveau de l’Europe, les autorités estiment que si la gestion numérique des factures est mise en œuvre par toutes les administrations publiques et les acteurs des marchés publics, les coûts pourraient diminuer de 2,3 milliards d’euros au total. C’est la raison pour laquelle la Commission européenne a rédigé des directives en ce sens.

Une démarche économique dans un contexte d’essor de la RSE

Outre les aspects pratiques et économiques, passer aux factures numériques s’inscrit dans une démarche RSE intelligente. En effet, alors qu’un nombre croissant d’entreprises cherche à exercer son activité avec le moins d’impact possible sur l’environnement, la part de la France sur la consommation mondiale de papier atteint encore 3 %. La faute revient à nos habitudes culturelles, qui privilégient la gestion matérielle des documents, au point que le papier représente trois quarts des déchets collectés dans les bureaux.

Un gros effort de sensibilisation doit ainsi être fait pour faire du traitement numérique de documents la norme au sein des entreprises tricolores.

 

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