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Gestion documentaire dématérialisée

La gestion documentaire dématérialisée, une étape essentielle de la transition numérique des entreprises

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L’objectif zéro papier au sein des entreprises françaises est encore loin d’être atteint, et ce, malgré l’avènement des outils numériques en particulier, et du Cloud en général. Dans le cadre de leur transformation, le traitement de tous ces documents imprimés, et au-delà, la gestion des flux d’informations en interne et en externe, représente un enjeu majeur.

Le volume de documents papier professionnels reste important

Chaque entreprise doit traiter une grande diversité de documents papier : dossiers clients et RH, contrats clients et fournisseurs, bons de commande, factures, rapports… Les tâches qu’ils requièrent sont variées, depuis leur réception jusqu’à leur archivage ou leur stockage en passant par le tri, la saisie, le partage…

Malgré cela, le plus grand défi pour cette dernière n’est plus la simple gestion documentaire, mais la mise à disposition et l’exploitation de ces informations pour ses collaborateurs, mais également ses clients et partenaires.

La dématérialisation des documents répond à divers impératifs

Les documents sont numérisés directement, et éventuellement, leurs contenus pertinents sont extraits. L’ensemble est alors centralisé dans le système d’information, où il est accessible à tous en toute sécurité et peut être mis à jour en temps réel. Même des intervenants externes comme l’expert-comptable, les fournisseurs et sous-traitants, etc., peuvent s’y connecter, voire intervenir directement.

Plus largement, les workflows sont fluidifiés, le suivi est simplifié et la traçabilité, améliorée. Par exemple en matière de facturation, l’édition d’un devis ou la réception d’une commande peut déclencher un processus automatisé qui couvre tout l’aspect financier et fiscal. Quant au service clientèle, la connaissance approfondie d’un client permet de lui proposer une offre sur mesure, contribuant à sa satisfaction et sa fidélité.

Dans tous les cas, toute l’organisation gagne en réactivité, en efficacité et en espace de stockage des données. De plus, la dématérialisation de ses documents l’aide à se conformer aux évolutions réglementaires destinées à accélérer la transition numérique des entreprises, comme l’utilisation obligatoire du portail CHORUS pour facturer l’administration publique (collectivités, établissements publics) ainsi que la démocratisation de la signature et de la fiche de paie électroniques, et à partir du 28 mai, l’entrée en vigueur du RGPD.

Les individus aussi privilégient la voie électronique

L’essor du Cloud a contribué à la multiplication des outils de gestion, de stockage et d’archivage de documents. Plus riches en fonctionnalités, offrant un niveau de sécurité plus élevé, ces solutions répondent aux exigences du monde du travail moderne.

Tout comme les entreprises, les salariés et les consommateurs se sont approprié les technologies et modifié leurs habitudes en conséquence. Ainsi, le recours au document papier recule progressivement. Pour preuve, en 2017, 55 % des foyers français sont passés à la télédéclaration de leurs revenus, et la majorité plébiscite aujourd’hui les services en ligne dans la bancassurance, pour ne citer que cette dernière.

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